Gera sekretorė daug žino, tačiau mažai kalba

Gera sekretorė daug žino, tačiau mažai kalba (0)

2012-04-30

Sekretorė-referentė Goda Vilkelienė savivaldybės vadovus supranta iš žvilgsnio, bet visada yra pasiruošusi savarankiškai priimti sprendimą.

Kalendorius skelbia, kad trečiąjį balandžio trečiadienį minima sekretorių diena. Kiti žinovai tvirtina, kad sekretorės savo profesinę šventę mini balandžio 21-ąją. Šiaip ar taip, bet balandis – sekretorių mėnuo. Nors ilgus dešimtmečius buvo galvojama, kad sekretorės pareiga virti kavą ir priiminėti svečius, šiandieninėms biurų vadovėms patikimos pačios svarbiausios užduotys, o nuo jų sugebėjimų didžiąja dalimi priklauso įstaigos veiklos sėkmė.

Supranta iš žvilgsnio

Jurbarko rajono savivaldybės administracijos priimamajame dirbanti Dokumentų ir viešųjų ryšių skyriaus sekretorė-referentė Goda Vilkelienė koridoriais laksto taip greitai, kad kolegos jau planuoja statyti greitį ribojančius ženklus ir suskaičiuoti, kiek per dieną ji nubėga kilometrų.
Greičiausiai taip yra dėl to, kad Goda turi daug viršininkų. Jai tenka tvarkyti ne tik rajono mero Ričardo Juškos ir administracijos direktoriaus Petro Vainausko dokumentus, planuoti jų susitikimus, priimti svečius, derinti išvykas. Goda jaučiasi atsakinga ir už vicemero bei administracijos direktoriaus pavaduotojo reikalus, o tiesiogine savo viršininke įvardija Dokumentų ir viešųjų ryšių skyriaus vedėją Danutę Matelienę.
Paklausta, ar tarp tokios daugybės vadovų sunku išlaviruoti, G. Vilkelienė rimtų rimčiausiai patikina, jog laviruoti nereikia: „Reikia suprasti, kada ir ko iš tavęs tikisi, kokios pagalbos nori. Kai dirbi ne pirmi metai, tą pajauti iš žvilgtelėjimo.“
Ketvirtus metus savivaldybės priimamajame dirbanti moteris tvirtina, kad sekretorės pareigos jai labai patinka, nes visada jaučiasi įvykių sūkuryje. Tiesa ir ta, pasak G. Vilkelienės, kad dirbant su svarbiausiais rajono vadovais reikia mokėti patylėti. „Sekretorės daug žino, bet mažai kalba. Ne be reikalo pareigybės pavadinimas kilęs iš žodžio „secretus“, lotynų kalboje reiškiančio paslaptį“,– pripažįsta G. Vilkelienė.
Kavos virimas ir svečių priėmimas – neatskiriamos sekretorės pareigos, tačiau jų nėra jokiame pareigybės aprašyme. Greičiau dėl to, pasak Godos, kad tai neišvengiami, bet ne patys svarbiausi darbai. Moteris seniai įsitikino, kad iš sekretorės viršininkai tikisi gerų organizatoriaus įgūdžių, tvarkingumo, pareigingumo, o labiausiai – punktualumo. Dažnai darbotvarkes tenka suplanuoti minučių tikslumu, o suplanavus – dar ir sekti, kad nuo jų nebūtų nukrypta.
Lengviausiai pasiekiamoje vietoje ji laiko Armino Lydekos knygą apie protokolo subtilybes – nors daugelį jos vietų jau moka atmintinai, prieš kiekvieną svarbių svečių priėmimą dar kartą pasitikrina žinias. „Bet protokolo reikalavimų reikia laikytis ir kasdien – rengiantis, renkantis papuošalus, bendraujant su žmonėmis. Tai nėra lengva, nes dažnai patenki į tokią padėtį, kokios jokiame vadovėlyje nerasi aprašytos“, – juokėsi G. Vilkelienė.
Nestandartinių situacijų, pasak G. Vilkelienės, dažniausiai pasitaiko per šventes. Į Jurbarko 750 metų jubiliejinius renginius atvykusio Seimo pirmininko Arūno Valinsko automobilį pareigūnai palydėjo ne ten, kur aukšto svečio buvo laukiama, dėl to teko akimirksniu keisti iki smulkmenų suplanuotą sutikimą.
Žaibiškai priimti sprendimą G. Vilkelienei teko ir per Magdeburgo teisių suteikimo Jurbarkui 400 metų minėjimą, kai į Židinio salėje vykstantį iškilmingą renginį iš sostinės atvykęs menininkas panoro įsivesti ir savo šunį. „Tokiomis akimirkomis nėra su kuo pasitarti, todėl būtina pasikliauti savimi ir spontaniškai priimti sprendimą, kuris tuo metu atrodo teisingas“, – tvirtina G. Vilkelienė.
Pasak Godos, kad ir kaip įstaigą reprezentuojančiai sekretorei svarbi išvaizda, nė kiek ne mažiau būtinas išsilavinimas. Labiausiai reikalingos viešojo administravimo žinios, todėl edukologijos mokslus baigusi moteris šiemet pradėjo magistrantūros studijas. Goda džiaugiasi, kad artimieji ją palaiko ir supranta, o šiemet ir vieninteliai pasveikino su profesine švente. „Man tai kaip įvertinimas, kad sėdžiu savo rogėse“, – atviravo savivaldybės darbuotoja.

Mylėti klientus ir dokumentus

Jurbarko pirminės sveikatos priežiūros centro vyriausioji personalo inspektorė-sekretorė Vera Angelė Mažeikienė buvo pirmoji darbuotoja nuo Jurbarko ligoninės 1997 metais atsiskyrusiame centre.
„Kai laikinai centro direktorės pareigas ėjusi gydytoja Vida Navickienė pasiūlė man šį darbą, pagalvojau, kad visai nebloga vieta saviraiškai – juk turiu daug žinių, o negaliu tik greitai lakstyti. Mano darbe išvaizda nėra svarbi: biuro pelės būna pilkos, bet privalo būti tvarkingos“, – juokiasi Verutė.
Pasak jos, jei sekretorė pusę dienos prastovėtų prie veidrodžio, jai neliktų laiko dirbti. O Jurbarko pirminės sveikatos priežiūros centre Verutei dirbti reikia daug – vien personalo asmens bylų ji turi 128, be to, kabineto duris iki pietų be perstojo varsto lankytojai, ateinantys medicininių pažymų. Kai antroje darbo dienos pusėje judėjimas nurimsta, V. Mažeikienė skrupulingai susiplanuoja kitos dienos darbus.
V. Mažeikienė sau kelia didžiulius reikalavimus. Moteris įsitikinusi, kad įstaigai atstovaujantis asmuo privalo mokėti taisyklingai kalbėti ir rašyti – tada gali susikalbėti ir su mokytoju, ir su gydytoju, ir su svečiu iš ministerijos. „Ir visai nesvarbu, kad dirbu tik sekretore – nuo to, kaip aš atlieku savo pareigas, priklauso kitų žmonių darbas“, – tikina Verutė.
Moteris juokais tikina, kad sekretorei svarbiausia tylėti ir mylėti – dokumentus bei klientus. Diena būna gera tada, kai dokumentai tvarkingai keliauja į buhalteriją, o klientai nekelia šurmulio. Juk niekam ne paslaptis, kad įstaigos vadovų dėmesio dažniausiai reikalauja kuo nors nepatenkinti žmonės.
„Kuo toliau, tuo labiau prastėja žmonių požiūris į medikus, didžioji dauguma sergančiųjų mato tik tamsiąją medicinos pusę. Tokius žmones būtina mokėti išklausyti, nuraminti, paguosti – kitaip sakant, leisti išsiverkti ant peties, kad išeitų su šypsena. Galima užgesinti kiekvieną žaizdrą, tik reikia kantrybės. Būtent kantrybė ir yra vyresnio amžiaus sekretorių privalumas. Mes niekur neskubame. Jauni gal dirba geriau ir greičiau, bet neturi patirties, kuria galėtų su kitais pasidalyti“, – įsitikinusi V. Mažeikienė.
Sveikatos priežiūros įstaigoje sekretorei neužtenka turėti organizacinių gabumų – dar reikia ir medicininių žinių. Akušerei V. Mažeikienei jų netrūksta, todėl jai nėra sudėtinga perprasti medikams skirtus dokumentus. Sunkiausia, kai jų reikia sutvarkyti daug ir vienu metu – tada, pasak V. Mažeikienės, ima kamuoti nerimas, ar viską spės padaryti laiku. Bet stresas, pasak Verutės, šiame darbe įprastas dalykas – svarbu išsiugdyti į jį tam tikrą požiūrį, o tai jau priklauso nuo žmogaus charakterio. Daugelis dalykų, kurie kitam atrodytų pasaulio pabaiga, Verutei nėra jokia tragedija.
„Gerbiu popierių, nes prirašytas jis tampa dokumentu. Įstatymai dabar labai sudėtingi, dažnai taisomi, todėl visada sakau, kad pats geriausias žurnalas yra „Valstybės žinios“. Gydytojai neturi laiko skaityti įstatymų, todėl mano pareiga perduoti jiems naujausias žinias“, – tikina V. Mažeikienė, mėgstanti pasigilinti į juridines subtilybes.
Būtent dėl to lentynėlėje prieš pat jos akis padėtas Darbo kodeksas. Jį atsiverčia kaskart, kai tik kyla bent mažiausia abejonė. Verutė įsitikinusi, kad klysti šiame darbe negalima, nes klaidos reikštų žaidimą žmonių likimais. Tiek pat, kiek pripažinti klydus, svarbu ir tiesiai išsiaiškinti visus nesusipratimus. „Nemėgstu dirbti, kai aplink atsiranda įtampa. Ačiū Dievui, jau keleri metai mūsų kolektyve dangus giedras“, – džiaugiasi V. Mažeikienė.

Prestižo reikalas – švari kalba

„Vytauto Didžiojo vidurinė mokykla. Sekretorė Birutė klauso“, – įprastai telefonu atsiliepia Birutė Narbutaitė, šioje mokykloje dirbanti raštinės vedėja. Prisistatydama vardu ji tarsi ištiesia ranką tolimam pašnekovui ir padeda užmegzti pokalbį.
Pavadindama save sekretore, o ne raštinės vedėja, Birutė nepergyvena. „Mūsų įstaiga rimta ir bendraujama čia tik rimtomis temomis, todėl nieko įžeidžiančio neįžiūriu. Svarbiausia, kad dirbdama šį darbą aš gerai jaučiuosi“, – tikina Birutė, Vytauto Didžiojo mokykloje dirbanti nuo pat jos įsikūrimo.
B. Narbutaitė sako, kad dalyvauti didelio kolektyvo kūrime – didelė laimė, o dar didesnis džiaugsmas jausti, kaip jis auga, tvirtėja, tampa svarbia kiekvieno darbuotojo gyvenimo dalimi.
Per 15 metų įvyko ne tik daugybė permainų, bet pasikeitė ir sekretorės darbas. „Anksčiau kiekvienas su raštais atbėgęs mokytojas reikalaudavo juos atspausdinti ir dar nenorėdavo suprasti, kodėl to nedarau, o dabar niekam net nekyla minčių prašyti tokios paslaugos – kompiuteriai, mobiliosios technologijos, internetas, elektroninis dienynas padarė didžiulių permainų mūsų visų darbe“, – sakė Birutė.
Tačiau sekretorei darbo dėl to nepritrūko. Net vasarą, kai daugeliui kyla klausimų, ką mokykloje veikia darbuotojai, Birutė neranda laiko dykinėti. „Vasarą nevyksta ugdymo procesas, tačiau gyvenimas nesustoja. Reikia ir dokumentus rengti, ir prašymus į mokyklą priimti, ir pažymas rašyti, ir archyvus tvarkyti“, – vardijo raštinės vedėja.
Sekretore tapti ji niekada nesvajojo, bet dabar dažnai pagalvoja, kad nenorėtų, jog jos gyvenime kas nors pasikeistų. Taip yra dėl to, kad Birutė jaučiasi savo vietoje, džiaugiasi galėdama kasdien bendrauti su įdomiais žmonėmis, reikia adrenalino, kuris sukelia jaudulį tuomet, kai darbas darbą veja. „Nebijau tokių dienų. Kuo daugiau darbų turi, tuo daugiau padarai“, – tvirtina Birutė.
Raštinės vedėja mano, kad požiūris į sekretorę priklauso nuo jos sugebėjimų. Jei jauna mergina sugeba tik virti kavą ir priiminėti svečius, tai ji tą ir daro. Kitais atvejais vertingesnis tas žmogus, kuris daugiau sugeba ir turi daugiau patirties.
Savo „arkliuku“ popieriniame darbe Birutė įvardija kalbos kultūros dalykus. Ji nebijo paskambinti į savivaldybę kalbos tvarkytojui ar susirasti lietuvių kalbos mokytoją, kad paklaustų, kaip teisingai rašte išdėstyti problemą. „Švari kalba man atrodo prestižo reikalas. Nėra nieko blogiau, kaip su kalbos ar net gramatinėmis klaidomis parašyti dokumentai. Būtų labai gėda iš mokyklos išsiųsti tokį dokumentą“, – neslepia Birutė.
Dėl to ir mokyklos direktorius, ir kiti darbuotojai dažnai atneša B. Narbutaitei užbaigti dokumentų projektus, o gavę jau parengtą raštą su palengvėjimu pripažįsta, kad būtent to ir reikėjo. „Man tas jų pripažinimas – kaip medum per širdį“, – juokiasi Birutė, kažkada svajojusi tapti lituaniste. Dabar ji nebepergyvena, kad gyvenimas pakeitė planus, nes jaučia, kad sugebėjimai sklandžiai ir taisyklingai dėstyti mintis kasdien jai praverčia darbe.
Nors mokykloje gyvenimą reguliuoja skambučiai, B. Narbutaitė jų net negirdi. Iš mokyklos ji dažniausiai išeina kone paskutinė, o jei reikia bent trumpam kažkur išvykti, būtinai ieško darbuotojo, kuris bent valandėlę galėtų ją pakeisti. „Mano vieta negali būti tuščia. Iš to galiu daryti išvadą, kad sekretorės pareigybė dar neatgyveno“, – įsitikinusi B. Narbutaitė. Amerikos verslininkas Haris F. Klemfusas Sekretorės dieną savo įstaigoje paskelbė 1952 metais. Tą dieną visos jo įmonėse dirbančios moterys būdavo išvaduojamos nuo varginančios dokumentų rutinos. Po truputį ši diena paplito visame pasaulyje ir net tapo Administratorių profesine švente. Mūsų šalyje ji dar menkai tešvenčiama, tačiau ir visuomenė dar tik pradeda suprasti, koks sunkus ir atsakingas, kantrybės ir tvarkos reikalaujantis sekretorių, asistenčių, padėjėjų darbas.

Daiva BARTKIENĖ



« Atgal



Sponsored Videos

Naujausias numeris

Reklama

Naujienlaiškis

Facebook