Tvarkant oficialius dokumentus studijoms, darbui, verslui ar gyvenimui užsienyje dažnai atrodo, kad pakanka juos tiesiog išversti. Tačiau realybėje daugelis žmonių susiduria su situacija, kai dokumentas atrodo tvarkingas, bet vis tiek nėra priimamas. Taip nutinka todėl, kad dokumentų paruošimas tarptautiniam naudojimui yra procesas, turintis aiškius etapus, o kiekvienas jų yra svarbus galutiniam rezultatui.
Šiame straipsnyje apžvelgsime visą dokumento kelią nuo pradinio vertimo iki galutinio patvirtinimo, paaiškinsime, kodėl kyla problemų ir kaip jų išvengti.
Pirmasis žingsnis – tinkamas dokumento įvertinimas
Viskas prasideda ne nuo vertimo, o nuo klausimo: kam dokumentas bus naudojamas. Skirtingos institucijos ir šalys taiko skirtingus reikalavimus. Vienur pakanka vertimo su vertimų biuro antspaudu, kitur būtinas notaro patvirtinimas, o tam tikrais atvejais reikalinga ir „Apostille“ pažyma.
Dažna klaida – pradėti vertimą neįvertinus galutinio tikslo. Pavyzdžiui, dokumentas, skirtas studijoms užsienyje, gali turėti visai kitus reikalavimus nei dokumentas, teikiamas migracijos institucijoms ar teismui. Todėl profesionalus proceso pradžios įvertinimas leidžia išvengti pakartotinių vertimų ir papildomų išlaidų.
Dokumento vertimas – ne tik tekstas, bet ir struktūra
Kai aiškus dokumento paskirtis, prasideda pats vertimas. Čia svarbu suprasti, kad oficialus dokumentas nėra tik tekstas kita kalba. Jame svarbi kiekviena detalė: terminai, datos, pareigybės, formuluotės, net dokumento struktūra.
Net ir nedidelis netikslumas gali tapti priežastimi, dėl kurios institucija dokumentą atmes. Būtent todėl šiame etape svarbu, kad vertimą atliktų specialistas, dirbantis su oficialiais dokumentais ir išmanantis teisinius bei administracinius reikalavimus.
Būtent čia dažniausiai prireikia sprendimo dokumentų vertimas su tvirtinimu, kai vertimas atliekamas taip, kad jis iš karto atitiktų ir formalius, ir teisinius reikalavimus, o ne būtų tik pažodinis tekstas kita kalba.
Tvirtinimas – esminė dokumento pripažinimo dalis
Išverstas dokumentas dar nėra galutinis produktas. Daugeliu atvejų jis turi būti patvirtintas. Tvirtinimo būdas priklauso nuo dokumento tipo ir institucijos reikalavimų.
Vertimų biuro tvirtinimas dažniausiai taikomas vidiniams, informaciniams ar verslo dokumentams. Notaro tvirtinimas reikalingas tada, kai dokumentas turi teisinę galią – pavyzdžiui, teikiant jį valstybės institucijoms ar naudojant užsienyje. Notaras gali patvirtinti vertėjo parašą, dokumento kopiją arba jų sujungimą.
Svarbu suprasti, kad netinkamai parinktas tvirtinimo būdas yra viena dažniausių dokumentų atmetimo priežasčių.
Apostilė ir legalizavimas – kai dokumentas keliauja dar toliau
Kai dokumentas skirtas naudoti kitoje valstybėje, ypač už Europos Sąjungos ribų, dažnai prireikia papildomo patvirtinimo – „Apostille“ arba legalizavimo. Tai tarptautinis dokumento autentiškumo patvirtinimas, kuris patvirtina parašų, antspaudų ir pareigų tikrumą.
Šis etapas ypač svarbus gimimo liudijimams, santuokos dokumentams, diplomams, teismo sprendimams. Net ir idealiai išverstas dokumentas be reikiamo patvirtinimo bus laikomas netinkamu naudoti.
Galutinis patikrinimas ir pateikimas
Prieš pateikiant dokumentą institucijai, svarbu atlikti galutinį patikrinimą. Ar dokumentas tinkamai susegtas. Ar visi puslapiai yra išversti. Ar tvirtinimo forma atitinka reikalavimus. Ar nėra neatitikimų tarp originalo ir vertimo.
Šiame etape profesionalus požiūris leidžia išvengti situacijų, kai dokumentas grąžinamas dėl formalių priežasčių, nors pats vertimas buvo atliktas teisingai.
Kodėl verta rinktis visą procesą vienoje vietoje
Dokumentų kelias nuo vertimo iki galutinio patvirtinimo susideda iš daugelio tarpusavyje susijusių etapų. Kai kiekvieną jų tvarko skirtingi asmenys ar įstaigos, padidėja klaidų rizika ir procesas tampa ilgesnis bei sudėtingesnis.
Todėl vis dažniau pasirenkamas sprendimas, kai viskuo pasirūpina viena komanda – nuo vertimo iki galutinio patvirtinimo. Tai leidžia sutaupyti laiko, išvengti nereikalingo streso ir būti tikriems, kad dokumentas bus priimtas iš pirmo karto.
Galiausiai, tinkamai paruoštas dokumentas nėra tik formalumas. Tai ramybė, užtikrintumas ir galimybė judėti pirmyn be papildomų kliūčių.
